Eerst zien, dan geloven. Dat vindt Cees-Jan Smit, Director Accounting and Reporting bij kledinglabel G-Star. Het resultaat van de vuurproef waaraan hij Pipple onderwierp, liet geen spoortje twijfel over: Pipple maakt efficiënter.

Flexibel en inhoudelijk vanaf het prille begin

Een flexibele opstelling en vertrouwen in kwaliteit zorgde dat Cees-Jan koos voor Pipple. ‘Ik sprak ook andere bureaus die in grote lijnen hetzelfde kunnen. Die hielden een verkooppraatje en wilden het liefst alles vasttimmeren in SLA’s. Pipple niet. Die dacht met ons mee en haakte vrijwel direct een inhoudelijk expert met kennis van zaken aan. Eentje die, gezien de omvang en de platte organisatie van Pipple, ook gedurende het traject onze expert zou blijven.’

Automated invoice classification

Samen met Pipple formuleerde Cees-Jan een testcase. ‘Onze finance afdeling ontvangt jaarlijks 40.000 mailtjes van leveranciers met daarin een pdf. Die bijlage kan van alles zijn: een brief, een factuur, een herinnering, een vraag. Medewerkers openen de mails en de bijlages, beoordelen ze, slepen ze naar een andere inbox die ons ERP-systeem vervolgens inleest, waarna een persoon dan weer controleert of de boel goed ingelezen en overgetypt is. Dagelijks zijn hier zes of zeven medewerkers meer dan een uur mee bezig. Als we dat proces automatiseren, bespaart ons dat één fte.’ De testcase zou geslaagd zijn als Pipple’s programmatuur meer dan 70% van de mails correct zou verwerken.

Pipple mocht met haar pitch dan wel het vertrouwen van Cees-Jan gewonnen hebben, om de testcase te laten slagen moest ze ook het hart van de IT-afdeling veroveren. Cees-Jan: ‘IT-afdelingen zijn nooit zo dol op kleine initiatieven vanuit de business. Bang dat een fte minder bij ons hen juist een fte extra kost voor het beheer. Mijn collega’s waren dan ook kritisch of wat we wilden wel echt nodig was.’ Pipple wist hun bezwaren te pareren met inhoudelijke kennis, tot IT ervan doordrongen was dat de nieuwe toepassing hen minimaal zou belasten.

Afgesproken succesrate ruimschoots overtroffen

Een maand lang werd elke binnenkomende leveranciersmail dubbel verwerkt: door een medewerker én door Pipples algoritme. De uitkomst? Ruim 90% werd goed geautomatiseerd verwerkt. Zo’n resultaat zou de gemiddelde burger moed geven. Toch vond Cees-Jan het nog te vroeg om de vlag al uit te hangen. ‘Een test is maar een test. In het echt kan het anders lopen. Dat heb ik vaak genoeg gezien.’ Pas toen de performance ook in productie onverminderd hoog bleef, was Cees-Jan tevreden. Al wil hij als rechtgeaarde perfectionist het cijfer nog verder opschroeven. ‘Dat gaat zeker lukken, want de toepassing is zelflerend. Door analyses van de handmatige correcties, worden de filtercriteria telkens een beetje aangescherpt.’

Ook op strategisch niveau zie ik allerlei kansen.

De geboekte resultaten zetten Cees-Jan aan tot het filosoferen over toekomstige projecten. ‘Met invoice analytics kunnen we vermoedelijke fouten opsporen. En als we data over langere perioden gebruiken, kunnen we zelfs een early warningsysteem laten bouwen om uitval te voorkomen.’ Hij ziet dat Pipples potentieel verder gaat dan alleen praktische toepassingen. ‘Data science is bij ons nu nog het feestje van Finance, maar ook op strategisch niveau zie ik allerlei kansen.’