Als zorgorganisatie Atlant begin 2019 een nieuw roostersysteem en -proces invoert, is een van de doelen een betere werk-privébalans voor medewerkers. Helaas maakt het op dat front de verwachtingen niet waar. Het rooster komt niet overeen met het patroon dat is afgesproken met medewerkers, en er zijn teveel min- en plusuren. Pipple helpt Atlant aan meer rust en gemak in de roostersystematiek.

Om de werk-privébalans van haar personeel te verbeteren, laat directeur wonen zorg welzijn Anja Stunnenberg een grondige capaciteitsanalyse uitvoeren. Die moet de sleutel vormen tot een betere roostersytematiek. Een aanpak die past bij Atlant, legt ze uit. ‘We zijn een verpleeghuis dat gespecialiseerd is in een aantal zeldzame en complexe aandoeningen. Onderzoeken zit in onze genen.’ Het interne projectteam dat ermee aan de slag gaat, geeft ze de beschikking over een flinke turbo: extra econometristen uit de gelederen van Pipple.

Exceltool voor vakantieplanning

Pipple levert een eerste tussenproduct op: een praktische Excel tool voor het maken van een vakantieplanning. Die laat zien waar en wanneer er gaten dreigen te vallen. Een nuttige investering, vindt Stunnenberg. ‘Vakantieplanningen zijn bijvoorbeeld een terugkerende exercitie. Dankzij deze tool kunnen we dat voortaan gemakkelijker zelf.’

De visualisaties van Pipple laten in één oogopslag zien hoe we ervoor staan, en wat de consequenties zijn als we iets veranderen.

Capaciteitsmodel voor een vernieuwde roostersystematiek

Het ware vraagstuk is de roostersystematiek voor de organisatie die negen vestigingen, 700 bewoners en ruim 1200 medewerkers telt. Dat elke locatie andere dienstlengtes hanteert, met variërende begin- en eindtijden, maakt het roosteren complex. Stunnenberg heeft een hypothese die ze kritisch laat toetsen door Pipple: wat als je de blokken groter en uniformer maakt? ‘Ik verwacht dat het personeel daardoor meer rust krijgt. Bovendien kunnen ze hun tijd beter benutten doordat er minder opgestart en overgedragen hoeft te worden.’ Om de impact te berekenen van alternatieve bloktijden, ontwikkelt Pipple voor één van de locaties een capaciteitsmodel, gebaseerd op de huidige capaciteit en zorgvraag. Dat doen ze in nauwe samenwerking met de interne projectgroep.

Regelmatig overleg

Een betrouwbaar model krijgen is een kwestie van trial en error, weet Stunnenberg uit ervaring. Dat Pipple haar nauwgezet meeneemt in die zoektocht, vindt ze prettig. ‘We zitten wekelijks bij elkaar. Ze presenteren dan hun nieuwste bevindingen, modellen en inzichten. Het valt me op dat ze niets als vanzelfsprekend beschouwen. Ze stellen scherp vragen over de ware betekenis achter onze data. Zo weet ik dat ze op het goede spoor zitten en houden ze ons ook scherp.’

Visualisaties die in één oogopslag inzicht geven

‘De visualisaties van Pipple laten in één oogopslag zien hoe we ervoor staan, en wat de consequenties zijn als we iets veranderen. Hiermee kan ik aan collega’s laten zien hoe de nieuwe roostersystematiek voor minder werkdruk kan zorgen, terwijl hun bewoners nog steeds de zorg krijgen die ze verdienen. Dat helpt mij straks bij de organisatieverandering die nodig is voor een goede implementatie van de nieuwe roostering. Want een beeld zegt meer dan duizend woorden.’